POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL

 

La présente politique de protection des données à caractère personnel énonce les pratiques et les conditions dans lesquelles Profield Events Group traite vos données à caractère personnel en qualité de Responsable de traitement.

Elle s’applique lorsque vos données sont collectées sur les Sites internet édités par les différentes entités de Profield Events Group ainsi que dans le cadre vos relations, de quelque nature qu’elles soient, avec les sociétés du groupe.

Notre politique de gestion des données s’inscrit dans le cadre réglementaire et légal applicable à la protection des données à caractère personnel notamment les dispositions du Règlement UE 2016/679 sur la protection des données du 27 avril 2016 et celles de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

 

DEFINITIONS

Données à caractère personnel : toute information se permettant d’identifier une personne physique identifiée, directement ou indirectement notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne…

Responsable de traitement : la personne morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement. Lorsque Profield Events Group met en oeuvre les traitements de données nécessaires à la gestion de ses activités, elle agit en qualité de responsable de traitement.

Traitement de Données à Caractère Personnel ou Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqué(s) à des Données ou des ensembles de Données à Caractère Personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification…

 

1 – QUELLES SONT LES DONNEES COLLECTEES ?

En fonction de la façon dont vous interagissez avec la société et de la finalité de cette interaction, la société est susceptible de collecter les données suivantes :

  • Donnés relatives à votre identité : notamment votre nom, votre prénom, votre adresse électronique, votre adresse postale ou encore votre numéro de téléphone et votre profil (candidat, visiteur d’un salon ou d’un site internet, exposant, …).
  • Données relatives à votre commande : ce sont les informations nécessaires à la satisfaction et à la complétude de votre commande, notamment les informations relatives à la carte bancaire utilisée (nom du titulaire de la carte, numéro de la carte, date d’expiration…), le détail de la commande, la date de la commande, les échanges avec le service des relations commerciales. En tout état de cause, les données relatives au paiement sont traitées conformément à la réglementation et aux normes de sécurité applicables en la matière.
  • Données relatives à la connexion et à l’utilisation du compte lorsque vous en êtes titulaire : les informations permettant d’accéder et d’utiliser votre espace personnel notamment, vos identifiant et mot de passe, vos choix et préférences, l’historique des salons auxquels vous avez participé. En tout état de cause, le compte fait l’objet de conditions générales d’utilisation spécifiques.
  • Données relatives à la navigation : données relatives à la navigation de l’Utilisateur sur le Site. Ces données peuvent inclure l’adresse IP, la résolution de l’écran, le navigateur utilisé, le temps de navigation, historique de recherche, le système d’exploitation utilisé, la langue et les pages visualisées.
  • Données relatives à votre participation aux salons : date de participation, stands visités, participation aux conférences, jeu-concours… • Données relatives à l’utilisation des réseaux sociaux : lorsque vous interagissez avec les fonctionnalités de réseaux sociaux.

 

2 – COMMENT VOS DONNEES SONT-ELLES COLLECTEES ?

2.1 Profield Events Group collecte vos Données directement auprès de vous lorsque notamment vous remplissez un formulaire de contact ou d’inscription, vous passez une commande ou encore que vous vous adressiez à la société (par exemple en lui adressant un courrier électronique).

 

3 – POURQUOI VOS DONNEES SONT-ELLES COLLECTEES ?

Vos Données font l’objet de traitements automatisés mis en oeuvre par Profield Events Group pour les finalités ci-après tant dans le cadre de votre utilisation des Sites que de votre participation aux salons organisés par la société ou dont l’organisation lui a été confiée :

➢ Pour gérer les demandes que vous formulez et y répondre ;

➢ Pour la gestion de vos commandes lorsque vous participez à l’un de nos évènements ;

➢ Pour activer et vous permettre d’utiliser votre compte personnel ;

➢ Pour organiser vos visites sur les salons que nous organisons ou dont l’organisation nous a été confiée ;

➢ Pour vous adresser des informations et actualités sur nos salons et vous permettre de recevoir les offres de nos partenaires avec votre consentement lorsqu’il est requis ;

➢ Pour analyser vos préférences et vos habitudes de navigation sur le site

➢ Pour personnaliser et optimiser votre expérience sur nos Sites en vous permettant notamment d’accéder à certaines fonctionnalités ainsi que pour développer l’interactivité des Sites (Cookies)

➢ Réaliser des statistiques notamment sur l’efficacité de nos campagnes de prospection.

 

4- BASES LEGALES DES TRAITEMENTS

La base légale d’un traitement autorise sa mise en oeuvre. Parmi les six bases légales prévues au sein du Règlement UE 2016/679 (RGPD) les Traitements mis en oeuvre par Profield Events se fondent selon le cas sur :

 

  • Le contrat : le traitement est nécessaire à l’exécution ou à la préparation d’un contrat avec vous (art. 6,1, b du Règlement (UE) 2016/679)
  • Nos obligations légales et réglementaires : le traitement est imposé par des textes légaux (art. 6,1, c du Règlement (UE) 2016/679)
  • Sur son intérêt légitime : le traitement est nécessaire à la poursuite d’intérêts légitimes de Profield Events, notamment pour l’exploitation de sa base de données prospects dans le strict respect des droits et intérêts des personnes dont les données sont traitées. (art. 6,1, f du Règlement (UE) 2016/679)

Certains Traitements peuvent également être réalisés sur la base du consentement exprès de la personne concernée. (art. 6,1, a du Règlement (UE) 2016/679).

 

5 – À QUI VOS DONNEES SONT-ELLES DESTINEES ?

5.1. Vos Données sont traitées par les équipes internes des sociétés du Groupe Profield Events ayant à en connaitre dans le cadre de leurs fonctions. Elles peuvent être transmises à des tiers prestataires et sous-traitants et leur personnel eu égard aux prestations spécifiques qui leur sont confiées. Dans ce cadre, ces tiers sont tenus au strict respect d’obligations notamment de sécurité et de confidentialité.

5.2. Avec votre consentement, vos Données peuvent être transmises à nos partenaires afin qu’ils vous adressent des informations et actualités sur les services et produits qu’ils proposent.

5.3. Lorsque la réglementation en vigueur l’exige, Profield Events Group est susceptible de transmettre vos Données aux organismes et autorités légalement autorisés à y accéder (notamment les autorités judiciaires et administratives).

5.4. Vos Données seront également transmises en cas de cession de tout ou partie de son activité par Profield Events à un tiers, ainsi qu’en cas de restructuration ou de réorganisation du groupe.

 

6 – COMMENT VOS DONNEES SONT-ELLES PROTEGEES ?

La société prend toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données afin, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, divulguées et que des tiers non-autorisés y aient accès.

 

7 – QUELS SONT VOS DROITS ?

7.1. Conformément à la réglementation applicable, vous disposez d’un droit d’accès aux Données et de rectification des Données vous concernant.

Lorsqu’ils sont applicables, vous disposez également d’un droit à la portabilité et à l’effacement de vos Données, d’un droit à la limitation du Traitement ainsi que du droit de vous opposer à ce Traitement, uniquement et seulement dans les conditions strictement définies par la réglementation applicable.

Dans les conditions définies par la réglementation, vous disposez également d’un droit de définir des directives générales ou particulières relatives au sort de vos données après votre décès. Vous êtes toutefois informé que seules les directives particulières relatives aux Traitements mis en oeuvre par Profield Events Group pour les finalités définies dans la présente politique seront enregistrées par Profield Events Group sous réserve de son consentement spécifique.

 

7.2. Lorsque vos Données sont traitées sur la base de votre consentement, vous pouvez, à tout moment, le révoquer. Vous êtes cependant informés que les traitements mis en oeuvre antérieurement à cette révocation demeureront valables.

7.3. Vous pouvez exercer vos droits en contactant Profield Events Group, par voie électronique ou postale, aux coordonnées suivantes : Profield Events Group – Protection des données – BP66 – 71202 Le Creusot ou jtomasik@profieldevents.com. Cette dernière s’engage à vous apporter une réponse sous un mois.

Vous êtes en outre informé que dans certains cas, les fonctionnalités des Sites vous permettent de consulter et de modifier les Données que vous avez communiquées à la société.

 

8 – PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNEES ?

8.1. Vos Données sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités exposées par la présente politique. Au-delà, elles sont supprimées ou anonymisées à des fins statistiques.

8.2. Les Données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou conservées au titre du respect d’une obligation légale par la société sont archivées conformément aux dispositions en vigueur.

 

Traitements concernés Finalités Base légale Durée de conservation

 

Newsletter/contact

 

Envoi de la newsletter Exécution du contrat Jusqu’à la désinscription de la personne concernée ou 3 ans après le dernier contact actif
Prospection commerciale

 

Suivi commercial pré ou post relation Intérêt légitime 3 ans après la fin des relations ou le dernier contact actif de la personne concernée
Gestion clients Gestion et suivi des commandes / dossiers Exécution du contrat Pendant la durée des relations commerciales puis cinq ans à compter de la fin de celle-ci
Comptabilité Facturation et suivi comptable Obligation légale 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné
Compte personnel Ouverture et animation du compte utilisateur Contrat Tant que le compte est actif, 5 ans après sa fermeture puis 5 ans en archivage.
Cookies Suivi de l’audience du site Intérêt légitime 13 mois à compter du dépôt

 

9 – MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES

9.1. Notre politique de gestion est révisée régulièrement pour s’adapter aux évolutions légales et réglementaires en matière de protection des données à caractère personnel et pour intégrer les traitements mis en place par nos soins. Toute modification par la société de la présente politique fera l’objet d’une mise à jour sur le Site.

 

9.2. Nous vous invitons à consulter régulièrement la présente politique afin de prendre connaissance de toute mise à jour ou modification.

9.3. Si l’une quelconque des clauses de la présente politique est déclarée nulle ou contraire à la réglementation, elle sera réputée non écrite mais n’entraînera pas la nullité des autres clauses de la politique.

Si vous avez d’autres questions sur la présente politique de protection des données à caractère personnel, ou si vous souhaitez exercer votre droit d’accès aux données vous concernant et les faire rectifier ou supprimer, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes : Profield Events Group – Protection des données – BP66 – 71202 Le Creusot ou jtomasik@profieldevents.com.